بخش اصلی هر کسبوکاری مدیریت مالی و پیشبرد اهداف مالی است. در چنین حالتی باید از حسابداران و مشاوران مالی توانمندی برخوردار باشید تا بتوانید در کسب‌وکار خود رشد کنید. این در حالی است که امکان برخورداری از چنین افراد باتجربه و سابقه‌داری در تمامی شرکت‌ها وجود ندارد. از طرف دیگر کمبود منابع و دشواری‌های استخدام نیروی انسانی باعث می‌شود تا شرکت‌ها ترجیح به برون‌سپاری خدمات حسابداری خود بدهند. در این مقاله به چیستی برون‌سپاری و دلایل و مزایای برون‌سپاری انواع خدمات حسابداری می‌پردازیم.
منظور از برون سپاری خدمات حسابداری چیست؟
برون‌سپاری به واگذاری تمام یا بخشی از فعالیت‌های یک موسسه و شرکت به واحد تخصصی دیگری در بیرون از شرکت گفته می‌شود. این کار علاوه بر بهره‌مندی از خدمات تخصصی، توجیه اقتصادی نیز دارد. دررابطه با امور حسابداری و مالی نیز بسیاری از شرکت‌ها امور مالی خود را به شرکت‌های تخصصی حسابداری می‌سپارند. از این‌رو در برون‌سپاری امور حسابداری قراردادی بین شرکتی که قصد برون‌سپاری فعالیت خود را دارد با شرکت یا فرد متخصص منعقد می‌شود. طبق این قرارداد فرد یا شرکت متخصص ملزم به انجام امور مالی و حسابداری کارفرما می‌شود. بدون شک در وضعیت اقتصادی پیچیده امروزی کشور، برون‌سپاری امور مالی می‌تواند راهی برای مدیریت صحیح مالی باشد.
لازم به ذکر است که شرکت متخصص با توجه به مفاد قرارداد باید به ارائه‌ی انواع خدمات حسابداری بپردازد. مانند حسابداری حقوق و دستمزد، تهیه‌ی گزارش‌های مالی، تحریر دفاتر قانونی، تهیه‌ی صورت سود و زیان، تهیه و ارسال لیست بیمه و خدمات حسابداری مالیاتی می‌پردازد.
دلایل برون‌سپاری امور حسابداری چیست؟
از آن‌جایی که امور مالی و حسابداری جزء مهم‌ترین بخش‌های هر کسبوکاری است، اعتماد به افراد و شرکت‌هایی خارج از محیط شرکت سخت است. درواقع باید دلایل قانع‌کننده‌ای برای برون‌سپاری امور مالی باشد. در این بخش به مهم‌ترین دلایل برون‌سپاری خدمات حسابداری می‌پردازیم.
• کمبود منابع
از مهم‌ترین دلایلی که بسیاری از کارفرماها ترجیح می‌دهند که خدمات حسابداری خود را برون‌سپاری کنند، کمبود منابع است. منظور از منابع، نیروی انسانی متخصص، فضای فیزیکی، تجهیزات و لوازم کار و دستمزدی است که باید به نیروی متخصص پرداخت شود. اصولا کمبود این دو منبع کارفرماها را به برون‌سپاری فعالیت‌های خود از جمله خدمات حسابداری وامی‌دارد.
• خدمات پروژه‌محور
برخی از امور و خدمات حسابداری به شکل فصلی مطرح می‌شوند. مانند تهیه‌ی برخی گزارش‌های مالی و یا تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی و تحریر دفاتر قانونی و … . در چنین شرایطی شرکت‌های منعطف ترجیج می‌دهند که انجام این امور را به شکل پروژه‌ای به شرکت‌های حسابداری باسابقه بسپارند.
• صرف وقت و انرژی روی اهداف اصلی شرکت
از دلایل دیگر برای برون‌سپاری خدمات حسابداری، صرف وقت و انرژی و تخصص روی هدف اصلی شرکت و واحد اقتصادی است. درواقع گاهی مسائل اقتصادی و امور حسابداری می‌تواند ذهن تمامی کارمندان و مدیران را درگیر کند و آن‌ها را از فعالیت اصلی خود دور کند. این درحالی است که با برون‌سپاری امور مالی به افراد متخصص، خیال‌تان به عنوان کارفرما راحت می‌شود و می‌توانید روی هدف اصلی خود تمرکز کنید.
مزایای برون‌سپاری خدمات حسابداری و مالیاتی
بدون شک برون‌سپاری امور مالی و حسابداری دارای مزیت‌های خاصی است. در این بخش به مهم‌ترین مزایایی که باعث می‌شود کارفرماها تشویق به برون‌سپاری خدمات مالی خود کنند می‌پردازیم:
• افزایش کیفیت و دقت
همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، کسب‌وکارها، مخصوصا کسب‌وکارهای خرد و کوچک توانایی استخدام و بهره‌گیری از دانش حسابدار متخصص را ندارند. در نتیجه احتمال استخدام فردی با دانش اندک بسیار زیاد است. به همین دلیل امکان خطا و بروز مشکلاتی در امور مالی بالا می‌رود. از این‌رو برون‌سپاری حساب‌وکتاب‌های مالی به شرکت‌های حسابداری متخصص و باسابقه باعث افزایش دقت، کیفیت انجام امور و حل سریع‌تر مشکلات مالی می‌شود.
• صرفه‌جویی در زمان
حسابداری جزء کارهایی است که زمان در آن اهمیت زیادی دارد. زیرا انجام امور حسابداری وقت‌گیر است. از طرف دیگر برخی امور مالی حتما باید در زمان خاصی انجام شوند. از این‌رو زمان، اصل مهمی در امور حسابداری و حسابرسی به شمار می‌رود. در نتیجه با برون‌سپاری امور مالی شرکت خود تمامی این کارها در زمان مقرر انجام می‌شوند. از طرف دیگر وقت شما به عنوان مدیر مجموعه صرف امور مالی نمی‌شود و می‌توانید با خیال راحت به اهداف دیگر خود رسیدگی کنید.
• کاهش هزینه
همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم راه‌اندازی واحد حسابداری درون شرکت و یا سازمان نیاز به صرف هزینه‌های زیادی دارد. از حقوق و مزایا گرفته تا تهیه‌ی نرم‌افزارهای تخصصی همگی دربرگیرنده‌ی هزینه‌های خاصی است. در حالی‌که با برون‌سپاری امور مالی و حسابداری هزینه ها خود، هزینه‌های مجموعه‌ی خود را کاهش می‌دهید.
• جلوگیری از تقلب و سوء استفاده
گاهی در صورت وجود واحد حسابداری در خود شرکت و سازمان، احتمال سوءاستفاده و زدو‌بندهای مالی و انجام تقلب‌های خاصی از جانب برخی کارمندان وجود دارد. این درحالی است که در صورت برون‌سپاری احتمال ارتباط‌گیری کارمندان با حسابداران بسیارکاهش می‌یابد.
• انجام امور با سیستم‌های مالی به‌روز
بدون‌شک شرکت‌های حسابداری از به‌روزترین نرم‌افزارها و سیستم‌های مالی برای حسابرسی‌ها و انجام امور استفاده می‌کنند. این درحالی است که امکان به‌روزرسانی سیستم‌های مالی در شرکت‌ها به طور مداوم وجود ندارد. از این‌رو اگر خواهان این هستید که حساب‌های مالی‌تان با به‌روزترین و جدیدترین متدها محاسبه شود بهتر است اقدام به برون‌سپاری کنید.
• رفع نگرانی‌های مالی
شما با برون‌سپاری امور حسابداری خودتان را از نگرانی‌های مالی نجات می‌دهید. زیرا می‌دانید که تیمی متخصص وجود دارد که با در نظرگیری زمان و با تحصصی که دارند امور شما را انجام می‌دهند.
• بهره‌مندی از سابقه و تجربه افراد و شرکت‌های حسابداری
با توجه به آن‌چه‌که پیش‌تر نیز مطرح کردیم شما می‌توانید اقدام به استخدام نیروهای متخصص حسابداری کنید. ولی بدون شک باید هزینه‌ی زیادی کنید. علاوه‌براین حسابداران باسابقه و حرفه‌ای اصولا در شرکت‌های خود مشغول به کارند. در نتیجه احتمال استخدام حسابداری توانمند و باسابقه کم است. این درحالی است که با برون‌سپاری خدمات حسابداری شرکت خود می‌توانید از دانش و تجربه این افراد بهره‌مند شوید.
• جلوگیری از خطاهای احتمالی
با توجه به این‌که اصولا شرکت‌های کوچک حسابدارانی کم‌تجربه را استخدام می‌کنند، احتمال خطا در محاسبات افزایش می‌یابد. این درحالی است که هر نوع خطا و اشتباه می‌تواند زیان‌های جبران‌ناپذیری به شرکت وارد کند و شرکت را متحمل جرائم سنگین کند. بدون شک احتمال رخداد خطا در شرکت‌های تخصصی حسابداری کم‌تر است.
با توجه به آن‌چه‌که شرح آن رفت عقلانی به نظر می‌رسد که شرکت‌ها و سازمان‌ها اقدام به برون‌سپاری خدمات حسابداری خود کنند. زیرا استخدام حسابدار و راه‌اندازی واحد حسابداری هزینه‌های زیادی را در برمی‌گیرد. البته پیش از برون‌سپاری امور مالی خود باید از توانمندی شرکت حسابداری مطمئن شوید و سپس بخش حساس کسب‌وکار خود را به دست آن‌ها بسپارید.