انواع دفاتر قانونی
دفاتر قانونی 7 نوع اند که در ادامه می خواهیم به جزئیات آن بپردازیم:
دفتر روزنامه:
طبق ماده 3 آیین نامه”نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر”، دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌کنند.
دفتر کل:
دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه‌ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر که شامل خرید، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب‌های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می‌رسد. ماده 8 ق.ت در تعریف دفتر کل چنین می‌گوید: دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع معاملات آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه و تفکیک شده ثبت کند”.
دفتر مشاغل(دفتر درآمد و هزینه):
دفتری است که دارای ستون‌هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی‌های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال، جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود زیان از آن امکان پذیر می‌باشد.
دفتر معین:
دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هر یک از حساب‌های دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارت‌های حساب اعم از آنکه بوسیله دست یا ماشین تهیه شده باشد در حکم دفاتر معین است.
برگ تشخیص مالیاتی و برگه قطعی مالیاتی
دفتر دارایی:
برابر ماده 9 ق.ت، دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد.
امروزه عملاَ در بنگاه‌های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم میگردد، اهمیت خود را از دست داده است.
دفتر کپیه:
در این دفتر برابر ماده 10 ق.ت: باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب‌های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ ثبت گردد و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود، مرتب و در پوشه مخصوص ضبط گردد. امروزه بنگاه‌های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می‌نمایند.
دفتر ثبت تجاری:
بنا به دستور ماده 16 ق.ت: اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می‌باشد، در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی خواهد شد.( بر اساس ماده 184 قانون مالیات های مستقیم، اصلاحیه مورخ 27/11/1380 ادارات ثبت مکلف‌اند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت‌ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می‌رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت‌ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیدهاند با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره‌های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند).
دریافت دفاتر قانونی و هرچیزی که باید در مورد آن بدانید
آیین‌نامه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی
مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌نمایند، باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل(دفتر درآمد و هزینه)باید هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات، حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب‌ها از ماشین‌های الکترونیکی و کارت های حساب استفاده شود.( ماده 11 آیین نامه تحریر دفاتر قانونی)
تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداَ در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط به اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آن‌ها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتی‌که اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی‌های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مودیان مذکور می‌بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند.(ماده 12)
در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه‌ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی‌شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد.
تبصره 2- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره 3- در مواردی که دفاتر موضوع آیین‌نامه مربوطه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید، امضاء، پلمپ وعملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
تبصره 4- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.(ماده 14)
موسساتی که دارای شعبه هستند مکلف‌اند با توجه به روش‌های حسابداری خود، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی‌که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یک بار(تا قبل از بستن حساب‌ها)و در غیر این صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.(ماده 15)
امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های 3 و 4 ماده 13 این آیین‌نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.( ماده 16)
مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می‌نمایند، موظف‌اند که حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 این آیین نامه، به دفتر کل منتقل کنند.
علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین‌نامه‌ها یا دستورالعمل‌های کار ماشین و برنامه‌های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند. ضمناَ مودیان مذکور مکلف‌اند هر سه ماه یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر 10 روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.
تحریر لایحه دفاعی
نکات تحریر دفاتر قانونی
- اعداد همواره در سمت راست نوشته می‌شوند.
- در دفتر روزنامه رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه ثبت شوند و ظرف مدت ۱۵ روز به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال یابند.
- جهت جلوگیری از بروز اشتباه در زمان تحریر، بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد مشکی تحریر کنید و سپس روی آن با خودکار بنویسید.
- اطلاعات باید روی خطها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه خطی خالی بماند.
- در صورت بروز اشتباه از تیغ و لاک استفاده نشود.
- خط بعد از ثبت هر رویداد مالی در دفتر روزنامه مخصوص شرح سند می‌باشد
- اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد می‌باشد در قسمت جمع می‌بایست جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته شود.
- در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار بالای آن درج شود
- جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود
- انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک خط کج بسته شود.
- در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج میگردد و این مانده به ترازنامه منتقل می‌شود.