طبق قانون باید تمامی مشاغل اقدام به تهیه‌ی دفاتر قانونی کنند. تمامی مؤسسات دولتی و خصوصی مؤظف هستند که پس از تهیه‌ی این دفاتر اقدام به پلمپ آنها کنند. در واقع پلمپ دفاتر قانونی حسابداری یک فرآیند مهمی است که در اکثر کشورها برای حفظ اطلاعات مالی و حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها الزامی است. این فرآیند به عنوان یک ابزار حفاظتی در برابر تقلب و تغییرات غیرمجاز در اسناد حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
به دفاتری که محلی برای ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و مالیاتی شرکت یا سازمان هستند، دفاتر قانونی حسابداری می‌گویند. این دفاتر حاوی اسنادی مانند صورت‌های مالی، سند‌های دریافت و پرداخت، فاکتورها و سایر اسناد مالی است. از آن‌جایی‌که نیاز است تا تمامی تراکنش‌های مالی شرکت یا سازمان به دقت ثبت شود، این دفاتر مانند یک سیستم ثبت اطلاعات مالی عمل می‌کند. به کمک این دفاتر می‌توان به سادگی اطلاعات مالی موردنیاز برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و مالی را به دست آورد. این دفاتر همچنین به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا از تخلفات مالیاتی جلوگیری شود. از آنجا که اطلاعات مالی و مالیاتی بسیار حساس و مهم هستند، دفاتر قانونی حسابداری باید به دقت مدیریت شوند.
زیرا باید هرگونه خطا یا اشتباهی در ثبت اطلاعات مالی و مالیاتی از بین برود. در نهایت، دفاتر قانونی حسابداری نقش بسیار مهمی در مدیریت مالی و مالیاتی شرکت‌ها و سازمان‌ها دارند و بدون آنها امکان اداره یک کسب‌وکار موفق وجود ندارد. انواع دفاتر قانونی شامل دفتر رسمی روزنامه، دفتر رسمی کل، دفتر رسمی دارایی، دفتر رسمی کپیه است.
منظور از پلمپ دفاتر قانونی چیست؟
پلمپ دفاتر حسابداری به معنای قرار دادن یک مهر یا نشانه رسمی بر روی اسناد حسابداری و دفاتر مالی است. این کار با هدف جلوگیری از هرگونه تغییر و تزویر و تقلب انجام می‌شود. برای انجام پلمپ دفاتر حسابداری، ابتدا تمام اسناد حسابداری و دفاتر مالی جمع‌آوری و آماده‌ی بررسی می‌شوند. سپس مقامات قانونی یا نمایندگان مربوطه به محل شرکت یا سازمان مراجعه می‌کنند و اسناد را بررسی می‌کنند. پس از اطمینان از صحت اسناد، مهر یا نشانه رسمی بر روی آنها قرار داده می‌شود تا از تغییرات غیرمجاز جلوگیری شود.
کاربرد دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، پلمپ دفاتر قانونی حسابداری یکی از مهم‌ترین ابزارها در حفظ اطلاعات مالی و حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها است. این پلمپ‌ها به عنوان یک نشانه امنیتی عمل می‌کنند و نشان می‌دهند که اسناد و اطلاعات حسابداری شرکت به‌طور صحیح و معتبر ذخیره شده‌اند. به این معنی‌که هیچ‌گونه تغییر یا دست‌کاری در اسناد حسابداری انجام نشده و اطلاعات مالی شرکت به‌طور کامل و دقیق نگهداری شده‌اند.
این ابزار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از هرگونه فساد و تقلب مالی جلوگیری کنند و اعتماد عمومی را به خود جلب کنند. به علاوه، استفاده از پلمپ دفاتر قانونی حسابداری می‌تواند در ارتقای سطح شفافیت و افزایش اطمینان در عملکرد مالی شرکت‌ها نقش مهمی ایفا کنند. در نهایت، این ابزار می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا به راحتی با مسائل حقوقی و مالی مربوط به فعالیت‌های خود روبه‌رو شوند. به این شکل از هرگونه مشکلات قانونی جلوگیری کنند.
چه کسانی مشمول پلمپ دفاتر هستند؟
- افراد حقیقی که دارنده‌ی کسب‌وکار هستند.
- اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت‌ها، ثبت شده‌اند.
- تشکل‌های قانونی مانند انجمن ها، احزاب، اتحادیه‌های صنفی و ... .
- افرادی که مجموع فروش آنها و یا ده برابر درآمدشان طبق برگ قطعی مالیات از سال 1391 به بعد از 3 میلیارد بیش‌تر است. این امر درباره‌ی اشخاص حقیقی دارای کسب‌وکار مانند وکلا، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان با درآمد بیش از 1،5 میلیارد تومان است.
به طور کلی اشخاص حقیقی و حقوقی هر دو ملزم به پلمپ دفاتر قانونی حسابداری هستند. در این میان باید به افراد زیر اشاره کرد:
مدارک موردنیاز برای پلمپ دفاتر قانونی
برای اخذ پلمپ دفاتر قانونی حسابداری، مدارک متفاوتی نیاز است. این مدارک با توجه به تفکیک شامل موارد زیر است:
اشخاص حقیقی
- 1. کپی کارت ملی متقاضی؛
- 2. ارائه‌ی کپی پروانه‌ی کسب و مجوز فعالیت.
افراد حقوقی
- 1. مهر شرکت؛
- 2. کپی کارت ملی مدیرعامل؛
- 3. روزنامه تأسیس شرکت همراه با کپی؛
- 4. ارائه‌ی هرگونه تغییر موجود در روزنامه رسمی؛
- 5. وکالت‌نامه (در صورتی که وکیل تمامی این امور را برای اشخاص حقیقی و حقوقی انجام می‌دهد.)
جریمه عدم پلمپ دفاتر قانونی حسابداری
با توجه به اهمیت حفظ نظم و قانون در امور حسابداری، متاسفانه این روزها برخی از شرکت‌ها از پلمپ اسناد و فایل‌های مالی خود سرباز می‌زنند. این اقدام نه تنها باعث ایجاد اشکالاتی در امور مالی و مالیاتی شرکت یادشده می‌شود بلکه جریمه نقدی نیز به همراه دارد. به همین دلیل انتظار می‌رود تا تمامی شرکت‌ها به پلمپ اسناد مالی خود توجه کنند. این اقدام نه تنها نشان از رعایت قوانین و مقررات مربوطه است، بلکه به عنوان یک اقدام پیشگیرانه در برابر هرگونه مشکلات و اختلافاتی است که ممکن است در آینده رخ دهد.
به عبارت دیگر هر قانونی که وضع می‌شود تا زمانی‌که دارای ضمانت اجرایی نباشد، قطعی نخواهد بود. پس قوانین اصولا دارای ضمانت اجرایی هستند. به عبارت دیگر در صورت عدم اجرای قانون مشمول جریمه می‌شوند. بر این اساس طبق ماده 193 قانون مالیات‌های مستقیم، ضمانت اجرایی پلمپ دفاتر قانونی در نظر گرفته شده. پس عدم ارائه‌ی این دفاتر و پلمپ آنها به معنای جریمه‌شدگی آن شرکت و موسسه است. در حال حاضر جریمه‌ی عدم ارائه‌ی دفاتر و پلمپ آنها 20 درصد جریمه دارد. همچنین اگر دفاتر به شکل ناقص ارائه شوند، رد می‌شوند که 10 درصد جریمه دارد.
در نهایت، پلمپ دفاتر حسابداری یک فرآیند ضروری است که باید با دقت بالا انجام شود. هدف از این کار حفظ اطلاعات مالی و حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها و جلوگیری از هرگونه تقلب است. زیرا این فرآیند به عنوان یک ابزار حفاظتی در برابر تقلب و تغییرات غیرمجاز در اسناد حسابداری به شمار می‌رود. به همین دلیل باید به این امر توجه ویژه‌ای شود. همچنین طبق قانون تجارت اشخاصی که مشمول پلمپ دفاتر قانونی هستند باید به مدت 10 سال اسناد را نزد خود نگه دارند.