تحریر دفاتر قانونی به فرآیندی میگویند که طی آن اطلاعات مالی شرکت به طور دقیق ثبت و نگهداری میشود. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا برای آینده شرکت تصمیمگیری درستی انجام دهند. درواقع این فعالیت، راهی برای تضمین صحت و دقت در ثبت و رصد تمامی عملیات مالی و مالیاتی شرکت است. به همین دلیل یکی از مهمترین وظایفی که حسابدار بر عهده دارد تحریر این دفاتر است. در این مقاله به طور کامل دربارهی این دفاتر و شیوهی تحریر آنها صحبت میکنیم.
منظور از تحریر دفاتر قانونی چیست؟
دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. درواقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری ثبت و نگهداری میشوند. به این دفاتر در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری میگویند. در این دفاتر تمام رویدادهای مالی مهم و جزئیات مربوط به آنها به دقت ثبت میشود. این اطلاعات شامل درآمدها، هزینهها، سودها و زیانها، سرمایهگذاریها و سایر تراکنشهای مالی است.
هدف اصلی از ثبت این رویدادها در دفاتر قانونی، ارائه اطلاعات دقیق و قابل اعتماد درباره وضعیت مالی شرکت است. به طور کلی یکی از مهمترین کارهایی که هر شرکت و سازمانی باید پیش از پایان سال مالی انجام دهد، تحریر دفاتر قانونی است.
اهمیت تحریر دفاتر قانونی حسابداری
به دلایل زیر تحریر دفاتر قانونی در حسابداری مهم و ضروری است:
- افزایش اعتماد عمومی؛
- رصد و کنترل هزینهها؛
- رعایت قوانین و مقررات؛
- ارائه اطلاعات دقیق و صحیح؛
- تسهیل در ارتباط با نهادهای مالیاتی.
.
تحریر دفاتر قانونی حسابداری به شرکت کمک میکند تا اعتماد عمومی را به خود جلب کند. زیرا وجود دفاتر قانونی حسابداری دقیق و صحیح، نشان از شفافیت و صداقت شرکت در امور مالی و مالیاتی است. این امر باعث میشود تا مشتریان، سهامداران و سایر ذینفعان به شرکت اعتماد کنند و برای همکاری بیشتر با شرکت تمایل داشته باشند.
از دیگر دلایل اهمیت تحریر دفاتر قانونی، رصد و مدیریت هزینهها است. این امر به شرکت این امکان را میدهد تا هزینههای غیرضروری را کاهش داده و هزینههای خود را بهینه کند. ضمن اینکه این عمل باعث میشود تا شرکت بتواند در بازار رقابتی از عملکرد مناسبی برخوردار شود.
مقررات
تحریر دفاتر قانونی حسابداری به نوعی رعایت قانون است. این امر مانع از بروز هرگونه مشکل قانونی و مالیاتی میشود و از تحریمها و جریمههای مالیاتی جلوگیری کند.
تحریر دفاتر حسابداری به شرکت کمک میکند تا اطلاعات دقیق و صحیحی از وضعیت مالی و مالیاتی خود ارائه دهد. این اطلاعات برای مدیران، سهامداران و سایر ذینفعان شرکت بسیار حائز اهمیت است. زیرا به کمک این اطلاعات میتوانند تصمیمات مناسبی درباره راهبرد و استراتژیهای آینده شرکت بگیرند.
برای رابطه آسان و بدون مشکل با نهادهای مالیاتی، نیاز به تحریر دفاتر مخصوص است. این ارتباط باعث میشود تا شرکت بتواند به سرعت و با دقت، اطلاعات مالی و مالیاتی خود را ارائه و به همه مسائل مالیاتی پاسخ دهد.
مزایای تحریر دفاتر قانونی حسابداری
- تسهیل فرآیند تصمیمگیری و کنترل مالی در سازمان؛
- طبقهبندی دقیق تراکنشهای مالی و مالیاتی؛
- دسترسی آسان و سریع به اطلاعات؛
- امکان تحلیل اطلاعات موجود؛
- ابزاری برای کنترل مالی.
ارائه انواع خدمات حسابداری و امور مالیاتی
توسط تیم خبره و مجرب شرکت نوین آرنا
دفتر قانونی حسابداری روزنامه چیست ؟
از جمله دفاتر قانونی، دفتر روزنامه است که برای ثبت تمام عملیات و معاملات مالی یک واحد اقتصادی استفاده میشود. این دفتر به منظور دقت و روشنی در ثبت وقایع مالی، باید به صورت مرتب و به ترتیب تاریخ آنها پر شود. دفتر روزنامه شامل چند ستون است که در هر ستون، شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار رویدادهای مالی ثبت میشوند.
برای حفظ نظم و دقت، تمام اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه وارد شوند. این دفتر به عنوان یکی از ابزارهای مهم در حسابداری، به شرکتها در تهیه صورتهای مالی در سال مالیاتی کمک میکند. به طور معمول، در مجموعههای بزرگ که حجم عملیات و معاملات آنها بیشتر است، استفاده از دفتر روزنامه بسیار ضروری است. این دفتر به شرکتها کمک میکند تا همواره اطلاعات مالیشان در دسترس باشد.
به این شکل میتوانند به راحتی اطلاعات مالی مورد نیاز خود را برای ارائه به مدیران، سهامداران و نهایتاً مالیاتیها استخراج کنند. در نتیجه، دفتر روزنامه نقش مهمی در حسابداری شرکتها دارد و برای حفظ دقت و شفافیت در ثبت و ردیابی اطلاعات مالی بسیار حیاتی است.
دفتر قانونی حسابداری کل چیست؟
نحوهی ثبت رویدادهای مالی در دفتر قانونی حسابداری روزنامه به شکلی است که امکان دسترسی به ماندهی نهائی هر حساب وجود ندارد. پس امکان تهیه صورتهای مالی از این دفتر وجود ندارد. از این رو مدیران واحد تجاری از دفتر دیگری به نام “دفتر قانونی حسابداری کل” استفاده میکنند. تمامی ثبت های دفتر قانونی حسابداری روزنامه باید به دفتر قانونی حسابداری کل منتقل شود. به عبارت دیگر بر اساس ماده 8 قانون تجارت، دفتر کل، دفتری است که باید کلیه معاملات حداقل هفتهای یک بار از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شود.
این کار به منظور دسترسی به ماندهی نهایی هر حساب و بررسی صحت و سقم معاملات انجام میشود. بنابراین، دفتر قانونی حسابداری کل به عنوان مرجع اصلی برای تهیه صورتهای مالی استفاده میشود. از اینرو یکی از بخشهای مهم تحریر دفاتر قانونی، ثبت اطلاعات در دفتر کل است.
تفاوت دفتر روزنامه با دفتر کل
لازم است بدانید که دفتر روزنامه و دفترکل با یکدیگر تفاوتهایی دارند که شامل موارد زیر است:
- نوع اطلاعات مالی؛
- تعداد دفعات ورود اطلاعات؛
- ورود تمام اطلاعات جزئی و ریز در دفتر روزنامه واجب و ضروری است ولی نیازی به ورود این اطلاعات در دفتر کل نیست.
نکات مهم در تحریر دفتر قانونی کل
تحریر دفتر قانونی حسابداری کل نقش بسیار مهمی در دقت و صحت اطلاعات دفتر دارد. در این مقاله به بررسی نکات مهم در تحریر دفتر قانونی حسابداری کل میپردازیم.
- دقت و صحت اطلاعات ورودی؛
- دقت به موارد قانونی و مالیاتی؛
- توجه به ترتیب زمانی رویدادهای مالی؛
- تعیین جمع کل در پایان هر صفحه؛
- یاداشت هر یک از حسابها به شکل مجزا در صفحهی جداگانه؛
- رعایت ترتیب در ورود اطلاعات (دارایی، بدهی و سرمایه)؛
- جلوگیری از سوءاستفادههای احتمالی با خطکشی مورب در انتهای حساب؛
- در صورت ثبت اشتباه باید با خودکار قرمز آن را خط کشید و بالای آن با خودکار مشکی ثبت جدید را یاداشت کرد.
رایجترین دلایل رد دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
پایان هر سال مالی دفاتر قانونی توسط کارشناسان مالیاتی بررسی میشوند. در صورت وجود هر نوع مشکلی در تحریر دفاتر قانونی، این دفاتر توسط کارشناس رد میشوند. رد دفاتر قانونی به طور کلی به دلایل زیر اتفاق می افتد:
- استفاده از دفاتر مالی سال یا سالهای گذشته؛
- ورود اطلاعات مالی دروغین و ساختگی؛
- عدم ثبت اطلاعات مرتبط با شعب؛
- عدم ثبت فعالیتهای خاص و حذف برگههای مربوط به فعالیتها؛
- وجود خدشه، پاکشدگی و خراشیدگی؛
- فک پلمپ دفاتر؛
- عدم ثبت برخی از فعالیتهای مالی؛
- ثبت برخی اطلاعات در حاشیه دفتر؛
- حذف مندرجات دفتر با قصد سوء استفاده؛
- وجود جای سفید؛
- ثبت هزینهها و درآمدهای غیرواقعی.
به طور کلی، تحریر دفاتر قانونی حسابداری برای هر شرکتی بسیار حیاتی است. این فعالیت به شرکت کمک میکند تا اطلاعات دقیق و صحیحی از وضعیت مالی و مالیاتی خود ارائه دهد. ضمن اینکه باعث کنترل هزینهها میشود. همچنین با تحریر دفاتر قانونی قوانین و مقررات رعایت میشود.
در نهایت نیز باعث میشود که شرکت به راحتی با نهادهای مالیاتی در ارتباط باشد و اعتماد عمومی را به خود جلب کند. بنابراین، هر سازمان یا شرکتی باید این فعالیت را به صورت جدی و با دقت انجام دهد.