تهیه و ارسال لیست بیمه یکی از مهمترین وظایف حسابداران در هر سازمانی است. این لیست، شامل اطلاعات مربوط به بیمه‌گذاران و بیمه‌شده‌ها است و باید با دقت و به درستی تهیه و ارسال شود. در این مقاله، به بررسی نکات مهم در تهیه و ارسال لیست بیمه می‌پردازیم.
منظور از تهیه لیست بیمه چیست؟
هر واحد اقتصادی‌ای بلافاصله پس از شکل‌گیری باید اقدام به بیمه تامین اجتماعی کارکنان خود کند. تهیه‌ی این لیست بر عهده‌ی حسابدار آن مرکز است. لیست بیمه شامل اطلاعاتی مانند نام و کد ملی کارکنان، سوابق بیمه‌شدگان، حقوق ماهانه و … است. درواقع برای برخوداری از مزایای بیمه تامین اجتماعی باید به طور ماهانه حق بیمه پرداخت شود. این حق بیمه اصولا از طریق واحد اقتصادی پرداخت می‌شود و شامل 30 درصد از حقوق کارمندان است. از این 30 درصد 23 درصد را باید کارفرما پرداخت کند و 7 درصد نیز از حقوق و دستمزد کارمند کسر می‌شود.
به طور کلی تهیه لیست بیمه بسیار مهم است. اهمیت این موضوع زمانی مشخص می‌شود که تأخیری در آن رخ دهد. زیرا تاخیر در تهیه و ارسال لیست بیمه برای واحد اقتصادی جریمه در بر دارد.
روش تهیه لیست بیمه تامین اجتماعی
همان‌طور که پیش‌تر نیز مطرح کردیم هر واحد اقتصادی پس از شکل‌گیری باید اقدام به بیمه کارکنان خود کند. برای این‌کار نیازی به حضور در مراکز بیمه نیست زیرا امکان انجام آن از طریق سایت تامین اجتماعی و نرم‌افزارهای خاص وجود دارد. برای این‌کار ابتدا باید واحد اقتصادی مدنظر در سایت تامین اجتماعی ثبت نام کند. سپس اطلاعات کارکنان خود را در لیست بیمه ثبت نماید.
نکات مهم در تهیه و ارسال لیست بیمه
عدم پرداخت به موقع حق بیمه باعث جریمه واحد اقتصادی می‌شود. به همین دلیل تهیه و ارسال به موقع و درست آن نکته‌ی بسیار مهمی است. در این میان حسابدار باید به نکات خاصی هنگام ارسال لیست بیمه توجه کند. این نکات شامل موارد زیر است:
جمع‌آوری دقیق اطلاعات
واردسازی اطلاعات بدون نقص
توجه به زمان‌بندی
حفظ حریم شخصی
پشتیان‌گیری از لیست
جمع آوری دقیق اطلاعات
اولین نکته در تهیه لیست بیمه، دقت در جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز است. اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی بیمه‌گذاران و بیمه شده‌ها، شماره بیمه‌نامه، تاریخ شروع و پایان بیمه، نوع بیمه و مبلغ پرداختی باید در لیست بیمه وارد شود. همچنین، اگر اطلاعاتی مانند آدرس، شماره تماس و ایمیل موجود است، آنها را نیز در لیست بیمه ثبت کنید.
برای تهیه لیست بیمه کارکنان نیاز به اطلاعات خاصی است که این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شود:
- 1. نام و نام خانوادگی کارفرما؛
- 2. اطلاعات کارگاه مانند نام و نشانی کارگاه؛
- 3. نام ماه و تاریخ روزی که بیمه رد می‌شود؛
- 4. تعداد روزهای کاری؛
- 5. میزان حقوق؛
- 6. اطلاعات کارگر و یا کارمند؛
- 7. مبلغ بیمه؛
- 8. سهم کارگر از بیمه؛
- 9. میزان سهم کارفرما از حق بیمه؛
- 10. مرخصی‌های پزشکی کارگر.
واردسازی اطلاعات بدون نقص
در تهیه لیست بیمه، باید به صحت و قطعیت اطلاعات توجه کنید. اطلاعاتی که در لیست بیمه وارد می‌کنید، باید کاملا درست و بدون اشتباه باشند. این اطلاعات برای ارسال به شرکت بیمه استفاده می‌شوند و هر گونه اشتباهی ممکن است منجر به مشکلاتی برای شما و بیمه‌گذاران شود. بنابراین، قبل از ارسال لیست بیمه، آن را با دقت بررسی کنید و از صحت اطلاعات اطمینان حاصل کنید.
توجه به زمان‌بندی
از دیگر نکات مهم در تهیه لیست بیمه و ارسال آن به سازمان تامین اجتماعی، توجه به زمان است. به طور کلی تا آخرین روز ماه بعد کارفرما می‌تواند اقدام به ارسال لیست بیمه کند. در غیر این صورت کارفرما مشمول جریمه می‌شود.
حفظ حریم شخصی
هنگام تهیه و ارسال لیست بیمه، باید به حفظ حریم خصوصی افراد توجه کنید. اطلاعاتی که در لیست بیمه وارد می‌شوند، اطلاعات حساس و مهمی هستند و از این‌رو باید در حفظ آنها دقت کنید. برای حفظ محرمانگی باید از ابزارهای امنیتی استفاده کنید و اطلاعات را در محیطی امن ذخیره و ارسال کنید. همچنین، باید قوانین مربوط به حفظ حریم خصوصی را رعایت کنید و اطلاعات را بدون موافقت افراد، به هیچ شخص یا سازمانی منتقل نکنید.
پشتیان‌گیری از لیست
در نهایت، باید به اهمیت نگهداری و پشتیبان‌گیری از لیست بیمه توجه کنید. برای این‌که اطلاعات از دست نرود باید لیست بیمه را در یک محیط امن ذخیره کنید و به صورت منظم پشتیبان‌گیری کنید. زیرا این پشتیبان‌گیری‌ها در مواقع ضروری و بروز هرگونه مشکل، به شما کمک می‌کنند.
همان‌طور که مطالعه کردید تهیه و ارسال به موقع لیست بیمه یک کار مهمی است که بر عهده‌ی حسابداران است. عدم تهیه‌ی به موقع این لیست و عدم پرداخت حق بیمه کارکنان منجر به جریمه‌ی کارفرما می‌شود. از این‌رو هر واحد اقتصادی‌ای تا آخرین روز ماه بعد وقت دارد تا لیست بیمه کارکنان را رد کند.