طبق قوانین مالیاتی، تمامی رویدادهای مالی شرکت‌ها باید ثبت و ضبط شود. از این‌رو حسابداران موظف هستند که اطلاعات مالی را در دفاتر قانونی ثبت کنند. دفاتر قانونی حسابداری شامل دو دسته از دفاتر رسمی و دفاتر کمکی است. حسابداران باید با جزئیات و به دقت اقدام به تحریر دفاتر قانونی کنند. در پایان دوره مالی این دفاتر به بازرسان مالیاتی تقدیم می‌گردد. از این‌رو تحریر به موقع و دقیق آن‌ها بسیار مهم است. در این مقاله به شیوه تحریر دفاتر قانونی می‌پردازیم.
منظور از تحریر دفاتر قانونی چیست؟
به فرآیندی که طی آن تمامی اطلاعات و رویدادهای مالی با دقت فراوان در دفاتر خاص و مشخصی ثبت و نگهداری می‌شود، تحریر دفاتر قانونی می‌گویند. این اطلاعات علاوه‌براین که برای اداره مالیات مهم هستند، به مدیران و سهام‌داران شرکت نیز کمک می‌کند تا برای آینده‌ی شرکت تصمیم‌های درست‌تر و واقع‌بینانه‌تری بگیرند. به عبارت دیگر تحریر دفاتر قانونی راهی برای تضمین صحت اطلاعات مالی و رصد تمامی رویدادهای مالی و مالیاتی است. این اطلاعات شامل درآمدها، هزینه‌ها، سودها و زیان‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها و سایر تراکنش‌های مالی است. از این‌رو یکی از مهم‌ترین کارهایی که هر شرکت و سازمانی باید پیش از پایان دوره مالی انجام دهد، تحریر دفاتر قانونی است.
جهت مطالعه: بررسی مالیات شرکت ها و انواع آن ها
شیوه تحریر دفاتر قانونی
با توجه به اهمیتی که دفاتر قانونی برای اداره مالیات، مدیریت مالی و ارزیابی عملکرد مالی سازمان‌ها دارد، شیوه تحریر دفاتر قانونی بسیار مهم است. زیرا اگر به درستی تحریر نشود، می‌تواند دردسرساز شود و مشکلات زیادی به وجود آورد. از این‌رو تحریر دفاتر قانونی دارای قوانین خاصی است و در تحریر آن‌ها باید به نکات خاصی توجه شود. به طور کلی این کار پیچیدگی‌های زیادی ندارد اما به دلیل حساسیت زیاد، باید با دقت بالایی انجام شود. لازم به ذکر است که طبق آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، حداکثر 15 روز فرصت وجود دارد تا یک رویداد حسابداری ثبت شود. در صورتی که رویداد بااهمیتی پس از 15 روز ثبت شود، دفتر قانونی بی‌اعتبار می‌شود.
اصولا تحریر این دفاتر توسط حسابداران متخصص و ماهر انجام می‌شود که دارای دانش و تجربه کافی در زمینه حسابداری هستند. در ثبت دفاتر حسابداری، تمامی رویدادهای مالی با جزئیات کامل ثبت می‌شوند. جزئیاتی مانند تاریخ وقوع، میزان بستانکاری و بدهکاری، اسامی صاحبان حساب و … . دفاتر حسابداری دارای انواع مختلفی هستند که مهم‌ترین آن‌ها شامل دفاتر روزنامه، دفتر کل و دفتر معین هستند. در تحریر این دفاتر باید به موارد زیر توجه کرد:
- توجه به موارد قانونی و مالیاتی؛
- دقت و صحت اطلاعات ورودی؛
- تعیین جمع کل در پایان هر صفحه؛
- توجه به ترتیب زمانی رویدادهای مالی؛
- عدم وجود هرگونه خط‌خوردگی و یا لاک‌گیری؛
- رعایت ترتیب در ورود اطلاعات (دارایی، بدهی و سرمایه)؛
- یاداشت هر یک از حساب‌ها به شکل مجزا در صفحه‌ی جداگانه؛
- جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی با خط‌کشی مورب در انتهای حساب؛
- در صورت ثبت اشتباه باید با خودکار قرمز آن را خط کشید و بالای آن با خودکار مشکی ثبت جدید را یاداشت کرد.
اهمیت تحریر دفاتر قانونی
در رابطه با ضرورت تحریر و مهم‌تر از آن شیوه تحریر دفاتر قانونی باید گفت که ثبت تمامی رویدادها و گردش‌های مالی طبق قوانین مالیاتی امری مهم است. زیرا باعث می‌شود که اداره مالیات اطلاعات زیاد و کاملی از عملکرد مالی شرکت‌ها و واحدهای اقتصادی به دست آورد. در واقع این فرآیند به عنوان یک ابزار حفاظتی در برابر تقلب و تغییرات غیرمجاز در اسناد حسابداری به شمار می‌رود. به طور کلی به دلایل زیر تحریر دفاتر قانونی حسابداری مهم و ضروری است:
- جلب اعتماد عمومی؛
- رصد و کنترل هزینه‌ها؛
- ارائه اطلاعات دقیق و صحیح؛
- بررسی رعایت قوانین و مقررات؛
- تسهیل در ارتباط با نهادهای مالیاتی؛
- و… .
جریمه عدم تحریر دفاتر قانونی
به دلیل اهمیتی که تحریر دفاتر قانونی دارد، عدم تحریر و تقدیم به موقع آن‌ها به اداره مالیات، باعث جریمه واحد اقتصادی مدنظر می‌شود. به طور کلی عدم ارائه‌ی دفتر پلمپ‌شده معادل 20 درصد از مالیات است. براین اساس جریمه‌ی رد دفاتر قانونی نیز طبق قانون، به همین مقدار و معادل 20 درصد از مالیات است.
با توجه به آن‌چه‌که شرح آن رفت، تحریر درست و دقیق دفاتر قانونی حسابداری بسیار مهم و حیاتی است. زیرا این امر باعث می‌شود تا شرکت‌ها به موقع و در زمان مقرر اطلاعات و تراکنش‌های مالی خود را ثبت کنند. این امر باعث می‌شود تا از نظر مالیاتی توسط اداره مالیات دچار مشکل نشوند. ضمن این‌که هزینه‌ها به درستی کنترل می‌شود. تمامی این‌کارها در نهایت باعث می‌شود تا شرکت به راحتی با نهادهای مالیاتی در ارتباط باشد و اعتماد عمومی را به خود جلب کند.
درنهایت لازم به ذکر است که شرکت حسابداری نوین آرنا با سابقه‌ی طولانی و تیم مجرب خود آماده‌ی تحریر دفاتر قانونی شما و حسابرسی حساب‌های شما است.