بیمه تأمین اجتماعی یکی از ارکان مهم سیستم حمایتی هر کشور است که به منظور تأمین معیشت و خدمات اجتماعی به افراد و خانواده‌های نیازمند ارائه می‌شود.
یکی از مراحل مهم در این زمینه، تهیه و ارسال لیست بیمه است که برای تمام کارفرمایان و مشمولین بیمه اجباری می‌باشد. در این مقاله به بررسی مراحل و نکات مهم در تهیه و ارسال این لیست می‌پردازیم.
مراحل تهیه لیست بیمه تأمین اجتماعی
جمع‌آوری اطلاعات کارکنان
- نخستین مرحله، جمع‌آوری اطلاعات کامل تمامی کارکنان شامل نام، نام خانوادگی، شماره ملی، تاریخ تولد و وضعیت بیمه‌ای آنهاست. این اطلاعات باید به‌روز و دقیق باشد.
محاسبه حق بیمه
- در مرحله بعد، با توجه به حقوق و دستمزد هر کارمند، باید حق بیمه آن‌ها محاسبه شود. طبق قوانین تأمین اجتماعی، درصدی از حقوق به عنوان حق بیمه از کارفرما و کارمند کسر می‌شود.
تهیه لیست محاسبات
- با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری یا ابزاری که برای این منظور طراحی شده‌اند، لیستی شامل اطلاعات کارکنان و مبلغ حق بیمه محاسبه شده باید تهیه گردد. این لیست معمولاً شامل ستون‌های زیر است:
- نام و نام خانوادگی
- شماره ملی
- مبلغ حقوق
- درصد حق بیمه
- مبلغ حق بیمه
- با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری یا ابزاری که برای این منظور طراحی شده‌اند، لیستی شامل اطلاعات کارکنان و مبلغ حق بیمه محاسبه شده باید تهیه گردد. این لیست معمولاً شامل ستون‌های زیر است:
بررسی و تایید نهایی لیست
- پیش از ارسال لیست، ضروری است که کارفرما یا مسئول منابع انسانی لیست را بررسی و صحت اطلاعات را تأیید کند تا از بروز هرگونه خطا جلوگیری شود.
ارسال لیست بیمه
اینترنت و پورتال الکترونیکی
- در حال حاضر، ارسال لیست بیمه از طریق پورتال الکترونیکی سازمان تأمین اجتماعی امکان‌پذیر است. کارفرمایان باید با نام کاربری و رمز عبوری که در اختیار دارند، وارد پورتال شوند.
بارگذاری اطلاعات
- پس از ورود به سیستم، کارفرما می‌تواند لیست بیمه را از طریق گزینه‌های موجود بارگذاری کند. این فرآیند معمولاً شامل انتخاب فایل لیست و تأیید آن می‌باشد.
پرینت و نگهداری مدارک
- بعد از ارسال لیست، بهتر است نسخه‌ای از لیست بیمه و رسید ارسالی را پرینت کرده و در اسناد شرکت نگهداری شود تا در آینده، در صورت نیاز به مراجع مختلف قابل استفاده باشد.
نکات مهم در تهیه لیست بیمه
- مهلت ارسال: کارفرمایان موظفند لیست بیمه را در زمان مشخص شده ارسال کنند. عدم ارسال یا تأخیر در آن ممکن است موجب جریمه‌هایی برای کارفرما شود.
- آموزش و اطلاع‌رسانی: کارفرمایان باید کارکنان خود را درباره حقوق و مزایای بیمه، وظایف و حقایق مربوط به بیمه تأمین اجتماعی آگاه کنند.
- استفاده از نرم‌افزارهای معتبر: برای تهیه و محاسبه لیست بیمه، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر و به‌روز به کارفرمایان توصیه می‌شود.