از جمله کارها و عملیات مهمی که هر حسابداری باید آن را بلد باشد و در پایان سال مالی انجام دهد، صفرسازی ماندهی حساب‌ها است. درواقع این مرحله جزء آخرین مراحل از عملیات حسابداری برای هر حساب به شمار می‌رود. از این رو آشنایی با این مفهوم و روش‌های آن بسیار مهم است. به همین دلیل این مقاله از سری مقاله‌های نوین آرنا را به مفهوم بستن حساب‌ها در حسابداری اختصاص می‌دهیم.
منظور از بستن حساب‌ها در حسابداری چیست؟
به عبارت خیلی ساده، منظور از بستن حساب‌ها، صفرکردن مانده تمامی حساب‌ها است. در این فرآیند باید باقی‌مانده حساب‌هایی که بدهکار هستند را بستانکار و مانده حساب‌های بستانکار را بدهکار کرد. این فرآیند جزء مهم‌ترین اقدامات حسابداری است که در پایان سال مالی باید صورت بگیرد. انجام این عملیات باعث می‌شود که صاحبان کسب‌وکارها درباره‌ی عملکرد مجموعه خود در طول دوره مالی آگاه شوند.
ضرورت بستن حساب‌ها
دلیل اصلی این‌که باید حساب‌ها در پایان دوره مالی بسته شود، به شرح زیر است:
- کنترل تمامی ثبت‌ها و اسناد در سیستم؛
- سهولت مدیریت حساب‌ها در طول دوره مالی؛
- جلوگیری از تجمع اطلاعات حسابداری و مالی؛
- کسب اطمینان از تعیین تکلیف حساب‌ها در سیستم؛
- تهیه‌ی صورت‌های مالی دقیق و کامل در پایان دوره مالی؛
انواع حساب‌ها در حسابداری
مهم‌ترین حساب‌های موجود در حسابداری شامل موارد زیر است:
- حساب دائمی
- حساب موقتی
• حساب دائمی
منظور از حساب‌های دائمی، مانده حساب‌های دفتر کل است که در پایان دوره مالی به دوره‌ی مالی بعد منتقل می‌شوند. به این حساب‌ها، حساب‌های ترازنامه‌ای نیز می‌گویند چون قابل درج در ترازنامه نیز هستند؛ مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ها.
• حساب موقت
آن دسته از حساب‌هایی که در پایان سال مالی به طور کامل بسته می‌شوند و به سال بعد منتقل نمی‌شوند، حساب موقتی هستند. به عبارت دیگر باقی‌مانده برخی حساب‌ها در پایان دوره مالی باید صفر شوند. اصولا به این حساب‌ها، حساب‌های سود و زیانی می‌گویند. از این‌رو حساب‌های فروش، درآمد، هزینه و برداشت صاحب یا صاحبان سرمایه جزء حساب‌های موقت به شمار می‌روند. لازم به ذکر است که حساب‌های موقت باعث تغییر سرمایه می‌شوند. با کسب درآمد، سرمایه افزایش می‌یابد و با ایجاد هزینه و یا برداشت سرمایه توسط صاحبان سرمایه، سرمایه کل کاهش می‌یابد.
چه زمانی باید حساب‌ها را ببندیم؟
همان‌طور که متوجه شده‌اید به دلایل مختلف باید حساب‌ها تا پایان دوره مالی بسته شوند. حال سوال پیش می‌آید که بهترین زمان برای بستن حساب‌ها در حسابداری چه زمانی است؟ این امر با توجه به حساب‌های موجود در حسابداری تعیین می‌شوند. همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم دو نوع حساب در حسابداری وجود دارد که شامل حساب‌های موقت و حساب‌های دائم است. هر کدام از این حساب‌ها در زمان بست حساب تاثیرگذار است. اصولا حساب‌ها در طول دوره مالی و پایان دوره مالی بسته می‌شوند. در ادامه به بست حساب‌ها در هر یک از این دوره‌های مالی می‌پردازیم.
- در طول دوره مالی
- پایان دوره مالی
در طول دوره مالی
لازم به ذکر است که برای بستن حساب‌ها ابتدا باید حساب‌های موقت بسته شوند. اصولا حساب‌های موقت در طول دوره مالی بسته می‌شوند.
پایان دوره مالی
حساب‌های دائمی در پایان دوره مالی محاسبه و بسته می‌شوند. بست حساب‌ها در پایان دوره مالی پیچیده و بااهمیت است. در این فرآیند باید مانده حساب‌های دائم صفر شود و به سال بعد منتقل شوند.
نحوه‌ی بستن حساب‌های موقت در حسابداری
حساب‌های موقت شامل حساب‌های درآمد، هزینه‌ها و حساب برداشت می‌شوند. برای بست حساب‌های موقت، باید از یک حساب رابط و واسطه به نام سود و زیان جاری استفاده کنیم. درواقع برای بستن حساب‌ها باید ماهیت آن حساب‌ها را تغییر دهیم.
بستن حساب‌های موقت در شرکت‌های خدماتی
برای بست حساب‌های موقت در شرکت‌های خدماتی باید به حساب‌های زیر توجه کرد:
- 1. درآمد؛
- 2. برداشت؛
- 3. هزینه‌ها؛
- 4. سود و زیان جاری.
شیوه محاسبه بستن حساب‌های موقت در شرکت‌های بازرگانی
حساب‌های موقت در شرکت‌های بازرگانی که در پایان سال باید بست شوند به شرح زیر است:
- 1. سود و زیان جاری حساب‌های فروش؛
- 2. حساب برگشت از فروش و تخفیفات؛
- 3. برگشت از خرید و تخفیفات؛
- 4. هزینه‌ها؛
- 5. خرید؛
- 6. برداشت.
بستن حساب‌های درآمد و هزینه و برداشت در شرکت‌های بازرگانی همانند شرکت‌های خدماتی است. اما در شرکت‌های بازرگانی، علاوه‌بر این حساب‌ها، حساب‌های دیگری نیز وجود دارد. این حساب‌ها شامل خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش، تخفیف خرید و فروش می‌شود.
در نهایت باید گفت که منظور از بستن حساب‌ها در حسابداری صفرسازی ماندهی حساب‌ها است. برای این کار باید ماندهی حساب‌های بدهکار را بستانکار و ماندهی حساب‌های بستانکار را بدهکار کرد. هدف از این کار حفظ سلامت مالی و افزایش دقت در فرآیند حسابداری امور مالی است.