همان‌طور که می‌دانید خدمات حسابداری مالیاتی و انجام امور مالی جزء کارهای پیچیده به شمار می‌رود. زیرا امکان رخداد مشکلات زیادی در فرآیند محاسبه‌ی امور مالی وجود دارد. یکی از این مشکلات که در بسیاری از شرکت‌ها احتمال وقوع آن وجود دارد، رد دفاتر قانونی است. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که دفاتر قانونی ارائه شده به اداره‌ی مالیات با استانداردهای تحریر دفاتر مطابق نباشد. در چنین وضعیتی اداره‌ی مالیات دفاتر را رد می‌کند. ما در این مقاله به طور ویژه به این موارد می‌پردازیم و به دلایل رد دفاتر نیز اشاره می‌کنیم.
منظور از رد دفاتر قانونی چیست؟
طبق قانون تمامی شرکت‌ها موظف هستند تا در پایان هر سال، اظهارنامه‌ی مالیاتی خود را به اداره‌ی مالیات ارائه دهند. علاوه‌بر این آن‌ها باید کلیه‌ی مدارک و اسناد مالی خود را تسلیم اداره مالیات کنند. به همین دلیل در طول سال تمامی رویدادهای مالی باید به طور دقیق ثبت شوند. تحریر دفاتر قانونی نیز از این‌رو اهمیت پیدا می‌کند. زیرا رویدادهای مالی در این دفاتر ثبت می‌شوند و آخر سال این دفاتر پلمپ و تسلیم اداره‌ی مالیات می‌شوند. حال اگر این دفاتر طبق استانداردهای لازم مطابق نباشد، رد می‌شوند. به عبارت دیگر منظور از رد دفاتر قانونی این است که بازرسان اداره‌ی مالیات پلمپ دفاتر را نمی‌پذیرند.
چرا دفاتر قانونی رد می‌شوند؟
در ماده‌ی 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی به چگونگی تنظیم و تهیه و نگهداری از دفاتر قانونی حسابداری پرداخته شده. ضمن این‌که دلایل رد دفاتر قانونی نیز در این ماده ذکر شده که شامل موارد زیر است:
- • تقدم ثبت؛
- • تراشیدگی دفتر؛
- • خروج از پلمپ؛
- • سفیدی صفحات دفتر؛
- • تأخیر در تحریر دفاتر؛
- • پاک‌شدگی مندرجات دفتر؛
- • بستانکاری حساب‌های بانکی؛
- • ثبت رویداد مالی میان سطور؛
- • عدم ثبت خلاصه عملیات شعب؛
- • ثبت یک فعالیت مالی در حاشیه؛
- • عدم ثبت تمامی فعالیت‌های مالی؛
- • استفاده از دفاتر نانویس سال‌های قبل؛
- • محو شدگی مندرجات دفتر توسط جوهر؛
- • حذف رویدادهای دفتر با وسایل شیمیایی؛
- • فقدان یک یا چند برگه از دفاتر پلمپ شده؛
- • عدم ارائه‌ی روش کار با اتوماسیون حسابداری؛
- • خودداری از تسلیم تمامی دفاتر به بازرسان مالیاتی.
طبق آیین‌نامه جدید، دفاتر قانونی به دلایل زیر رد می‌شوند:
- • گم‌شدگی اختیاری دفاتر
- • عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب،
- • احراز عدم ثبت یک یا چند رویداد مالی؛
- • حذف برخی از عملیات دفاتر الکترونیکی؛
- • سفیدی بیش از حد و وجود صفخات خالی؛
- • تأخیر غیرمجاز در تحریر دفاتر روزنامه و دفاتر کل؛
- • عدم تطابق اطلاعات درج شده در دفتر با اطلاعات سیستم؛
- • تغییر در نرم‌افزار حسابداری مورداستفاده بدون اطلاع به اداره مالیات؛
- • عدم ارائه و تسلیم یک یا چند جلد از دفاتر ثبتی (تحریرشده یا نانویس)؛
- • گم‌شدگی و فقدان یک یا چند برگ از دفاتر پلمپ‌شده با عدم ثبت نزد مراجع؛
- • ایجاد تغییر در روش حفظ و نگهداری سیستمی دفاتر (دستی، مکانیزه، الکترونیکی و ...).
میزان جریمه ردشدن دفاتر قانونی
عدم ارائه‌ی دفتر پلمپ‌شده معادل 20 درصد از مالیات است. براین اساس جریمه‌ی رد دفاتر قانونی نیز طبق قانون، به همین مقدار و معادل 20 درصد از مالیات است.
موارد بخشودگی جرائم
در صورتی که مودی خواهان بخشودگی جریمه‌ی رد دفاتر حسابداری باشد باید شرایط زیر فراهم شود:
- طبق ماده 189 قانون مالیات‌های مستقیم، مودی باید به مدت 3 سال تمامی مدارک و دفاتر را در زمان مقرر و بدون تأخیر ارائه دهد. ضمن این‌که نباید مالیات او معوق شود. در چنین شرایطی به خاطر خوش‌حسابی مودی، معادل 5 درصد از اصل مالیات سه سال علاوه‌بر استفاده از مزایای مقرر در ماده 190، از محل وصولی‌های جاری پرداخت می‌شود. و یا این‌که در حساب سنوات بعدی او اعمال می‌شود.
- طبق تبصره 1 ماده 190 اگر مودیان به انجام تکالیف و پرداخت‌های خود متعهد باشند، از 80 درصد از جریمه‌ی مقرر در ماده 239 معاف می‌شوند. به همین دلیل باید برگ تشخیص مالیاتی صادره را قبول و یا با ادراه مالیات توافق نمایند و نسبت به پرداخت مالیات اقدام نماید.
نکات لازم برای جلوگیری از رد دفاتر
بهترین راه جلوگیری از رد دفاتر قانونی است. برای این کار باید موارد زیر با دقا اجرا شوند:
- رفع مغایرت و اصلاحات در اظهارنامه سه ماهه با دفاتر مالیاتی (با مقایسه اقلام غیرمشمول با پارامترهای مشمول مالیات بر ارزش افزوده، امکان مغایرت موجود در اظهارنامه مالیاتی وجود دارد).
- تلاش برای رفع مغایرت و اصلاحات گزارش سه ماهه خرید و فروش فصلی با اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و دفاتر.
در نتیجه یکی از مهم‌ترین وظایف شرکت‌ها پس از ثبت قانونی، تحریر دفاتر قانونی و تهیه اظهرنامه‌های مالیاتی و تسلیم آن‌ها به اداره مالیات است. از آن‌جایی که وجود هرگونه نقص و ایراد در این دفاتر موجب جریمه می‌شود باید آن‌ها به دفت تحریر شوند. زیرا در غیر این‌صورت این دفاتر رد می‌شوند و شرکت مدنظر، متحمل جریمه می‌شود.